اعتمدت الإدارة العامة للتربية والتعليم بمنطقة الرياض، عددًا من الإجراءات التنظيمية لإصدار الوثائق الدراسية، تسهيلًا على المراجعين في إجراءات إصدار الشهادات الدراسية لما دون الصف الثالث الثانوي. 

وأوضح مدير الاختبارات والقبول بالإدارة، أيمن الركبان، أن هذه الإجراءات التنظيمية تأتي في إطار سعي الإدارة للتخفيف على أولياء الأمور والطلاب من خلال تسهيل الحصول على إصدار بدل (مفقود – تالف) للشهادات الدراسية لما دون الصف الثالث ثانوي دون مراجعة إدارة الاختبارات والقبول للحصول على موافقتها. 

وأضاف الركبان، أن الإجراءات التنظيمية الجديدة لإصدار الوثائق الدراسية لما دون الصف الثالث الثانوي منحت مدارس التعليم العام حق إصدار الشهادات الدراسية (بدل مفقود –بدل تالف) دون الرجوع لإدارة الاختبارات والقبول. 

وبيّن أنه هناك آلية لإصدار الشهادات عن طريق المدارس تخضع للعديد من الضوابط، مشددًا على ألا يتم تسليم الشهادة إلا لصاحبها أو ولي أمره أو من لديه تفويض رسمي من صاحب الشهادة، وفي حالة التوقيع عن مدير المدرسة يكتب اسم النائب عنه وطبيعة عمله. 

وأوضح مدير الاختبارات والقبول، أنه يمكن للمدارس التواصل مع فريق الدعم الفني في حال وجود مشكلة في برنامج معارف، أو الرجوع للسجلات المحفوظة للطالب وطباعة نسخة من الشهادة، مضيفًا أنه يمكن طباعة الشهادات لما دون الثالث الثانوي من خلال نظام نور. 

وشدد الركبان، على عدم مراجعة الطالب لإدارة الاختبارات والقبول في حال عدم وجود سجلات لدرجاته بل يتم تفويض مندوب من المدرسة لاستلام السجلات، مؤكدًا ضرورة الالتزام بنموذج التعديل الخاص بتعديل البيانات الأساسية بموجب بطاقة الهوية الوطنية والـتأكد من الوثائق الرسمية مع عدم الشطب على الاسم القديم. 

أما فيما يتعلق بتعديل الشهادات الصادرة من نظام نور فتتم مخاطبة المشرف المختص بمكتب التربية والتعليم لإجراء التعديل المطلوب، أوضح أنه في حال فقدان البيانات من برنامج معارف أو الشهادات الدراسية القديمة قبل العام 1420هـ فيتم استخراج البديل من المدرسة من خلال تحميل النموذج شهادة مفرغ من موقع الإدارة وإدخال بيانات الطالب ودرجاته من واقع السجلات. 

وبالنسبة للطلاب دون الثالث الثانوي الراغبين للنقل خارج المملكة، أكد أنه يمكنهم توثيق شهاداتهم من إدارة الاختبارات والقبول.